Mengelola Akun Agen di LiveChat

Ajak orang bergabung. Kirim undangan email untuk bergabung dengan Aplikasi Agen, atau berikan tautan undangan. Membuat profil untuk setiap rekan tim tidak hanya memungkinkan Anda melacak statistik individu, tetapi juga mengelompokkan agen berdasarkan keterampilan dan tugas mereka.

Menambahkan Agen

Harap pastikan Anda menggunakan alamat email yang valid untuk menambahkan agen ke lisensi Anda. Alamat email agen tidak dapat diubah. Jika agen perlu mengubah email login, Pemilik atau Admin harus menambahkan akun agen baru di bagian Tim. Kemudian akun yang dibuat untuk email lama dapat dihapus.

Anda dapat mengundang orang ke Aplikasi Agen LiveChat dengan:

• Mengirim undangan email
• Membagikan tautan undangan

Mengirim Undangan Email

Untuk mengirim undangan email, Anda perlu menambahkan alamat email rekan tim secara manual. Berikut caranya:

1. Buka bagian Tim, dan pilih +Undang agen.
2. Ketik atau tempel email orang yang ingin diajak bergabung ke LiveChat.
3. Pilih peran mereka.
4. Terakhir, pilih Kirim undangan.

Rekan tim Anda akan menerima email undangan dengan tautan verifikasi. Tautan ini mengarahkan ke halaman masuk di mana agen dapat memilih kata sandi dan masuk. Semua Admin dan Pemilik dapat mengundang rekan tim lain untuk bergabung dengan lisensi LiveChat mereka. Karena ini memengaruhi harga, Pemilik, atau Admin dengan izin yang sesuai, perlu menyetujui semua agen baru.

Mengirim Ulang Undangan Email

Di bagian Tim, Anda dapat melihat rekan tim mana yang sudah menyiapkan akun melalui undangan Anda, dan mana yang belum. Jika perlu, Anda dapat mengirim ulang undangan dengan mudah. Jika ingin mengetahui siapa yang belum menyiapkan akun, buka bagian Tim dan klik Status. Kolom akan mengurutkan agen berdasarkan status saat ini. Cari yang berstatus: Undangan terkirim. Jika ingin mengirim undangan lagi, klik Kirim pengingat (Anda harus menunggu 10 menit untuk mengirimnya lagi).

Membagikan Tautan Undangan

Jika Anda memiliki seluruh tim yang menunggu untuk bergabung di LiveChat, mungkin lebih masuk akal untuk mengirimkan tautan undangan daripada menambahkan satu per satu.

1. Pertama, buka bagian Tim di aplikasi LiveChat. Pilih +Undang agen lalu Salin tautan undangan.
2. Saat rekan tim mengikuti tautan undangan, mereka akan melihat formulir pendaftaran. Mereka perlu memberikan email, nama lengkap, dan kata sandi.
3. Setelah mengirimkan semua informasi dan mengklik tombol Bergabung dengan tim Anda, mereka akan diarahkan ke akun LiveChat mereka.

Selesai! Anda baru saja mengundang rekan tim melalui tautan undangan. Tergantung pada pengaturan, semua orang di LiveChat dapat menambahkan orang baru, atau hanya Admin dan Pemilik yang dapat mengundang. Dalam kasus terakhir, Pemilik, atau Admin dengan akses penagihan, perlu menyetujui semua agen baru. Pemilik dapat memeriksa dan mengubah pengaturan ini di panel Akun.

Menyetujui Agen Baru

Agen yang diundang dengan tautan undangan dan agen yang diundang oleh Admin tanpa izin yang sesuai, akan terdaftar di bagian atas daftar agen sebagai menunggu persetujuan. Pilih Setujui untuk memberi mereka akses ke LiveChat. Pada langkah berikutnya, Anda dapat menyesuaikan izin dan menambahkan mereka ke grup.

Mengatur Ketersediaan Agen

Setelah tim Anda ditambahkan, Anda dapat mengedit ketersediaan mereka secara massal. Pilih semua agen yang diperlukan, lalu pilih Pengaturan ketersediaan. Tentukan apakah agen harus tersedia untuk obrolan segera setelah masuk ke Aplikasi Agen LiveChat, atau apakah mereka harus punya waktu untuk beralih sendiri. Atau, Anda dapat mengatur jam kerja sehingga selama agen masuk, mereka akan tersedia untuk obrolan saat shift mereka dimulai.

Mengedit Akun Agen

Selain ketersediaan atau status setelah masuk, pengaturan bersifat spesifik untuk setiap agen dan perlu diatur secara individual. Pengaturan dapat diedit oleh Administrator dan Pemilik kapan saja. Untuk mengedit profil agen, buka bagian Tim di Aplikasi Agen LiveChat. Kemudian, klik dua kali atau pilih Edit dari menu tarik-turun. Anda dapat mengubah pengaturan berikut:

• Foto profil - Anda dapat memilih gambar dari galeri atau membuat profil lebih personal dengan mengunggah foto asli agen.
• Kata sandi - pastikan agen telah menyelesaikan semua obrolan sebelum mengubah kata sandi karena akan secara otomatis mengeluarkan mereka.
• Jabatan - Anda dapat mengatur jabatan secara individual untuk semua agen.
• Grup - tetapkan agen ke grup.
• Izin - tentukan peran agen (Agen/Admin).
• Batas obrolan - batas obrolan bersamaan menetapkan jumlah maksimal obrolan yang akan diterima agen sekaligus (dapat berkisar dari 1 hingga 20).
• Status setelah masuk - tentukan apakah agen akan menerima obrolan tepat setelah masuk atau tidak.
• Jam kerja - gunakan penjadwal kerja untuk mengatur jam kerja agen.
• Email - langgankan agen untuk notifikasi email (Ringkasan Harian/Mingguan dengan gambaran kinerja dan/atau email tentang Tiket baru atau obrolan yang tidak ditugaskan).
• Hapus agen - Ini akan menghapus agen secara permanen dari akun LiveChat Anda. Catatan: menghapus agen tidak akan mengurangi jumlah akun berbayar di Langganan Anda.

Menghapus akun agen tidak menghapus obrolan dan tiket mereka dari Aplikasi Agen LiveChat.

Peran: Pemilik, Administrator, dan Agen

Ada tiga peran di LiveChat, masing-masing memiliki tujuan berbeda. Anda bisa menjadi pemilik, administrator, atau agen.

Pemilik

Pemilik adalah orang yang membuat lisensi LiveChat. Pemilik dapat mengontrol setiap aspek lisensi. Mereka dapat menambahkan administrator dan agen, mengubah pengaturan, mengakses Laporan dan Arsip. Mereka juga dapat mengakses bagian Langganan—mengubah paket, menambah kursi, dan mengatur faktur. Hanya ada satu pemilik dalam satu waktu. Pemilik dapat mengalihkan kepemilikan kepada agen lain di bagian Langganan, detail akun. Saat Anda melepaskan kepemilikan, Anda menjadi admin. Untuk menangani penagihan dengan mudah, pemilik harus memiliki akses ke kartu kredit perusahaan Anda.

Administrator

Administrator memiliki akses ke semua fitur di LiveChat. Mereka dapat membuat akun baru, mengubah pengaturan, mengakses Laporan dan Arsip, serta mengobrol dengan pelanggan. Selain itu, mereka dapat mengelola langganan (sama seperti pemilik). Akses ke Langganan dapat ditambahkan atau dihapus untuk setiap admin secara terpisah.

Mengubah Izin Akses Langganan untuk Administrator

1. Buka bagian Tim dan pilih agen yang izinnya ingin diedit.
2. Klik dua kali pada agen atau pilih Edit dari menu tarik-turun.
3. Gulir ke bawah dan centang kotak untuk menambahkan izin atau hapus centang untuk menghapusnya.
4. Pilih Simpan perubahan untuk mengonfirmasi.

Agen

Agen adalah peran paling dasar dalam lisensi LiveChat. Mereka tidak dapat mengubah pengaturan, kecuali respons siap pakai dan tag, dan menggunakan LiveChat untuk mengobrol dengan pelanggan serta mengawasi obrolan. Mereka juga dapat melihat obrolan yang diarsipkan dan Laporan.

Mengubah Peran

1. Buka bagian Tim dan pilih agen yang izinnya ingin diedit.
2. Klik dua kali pada agen atau pilih Edit dari menu tarik-turun.
3. Gulir ke bawah dan centang tombol radio di samping peran yang ingin dipilih.
4. Pilih Simpan perubahan untuk mengonfirmasi.

Peran dan Grup

Grup memungkinkan Anda membagi agen ke beberapa departemen. Jika Anda menggunakan fitur ini, periksa informasi di bawah untuk mempelajari bagaimana peran yang berbeda berinteraksi dengan grup.

Admin dan Pemilik

Admin dan pemilik memiliki akses ke arsip, laporan, dan pengaturan semua grup, termasuk yang tidak ditugaskan kepada mereka. Namun, mereka hanya dapat menerima obrolan dan memeriksa data bagian lalu lintas dari grup yang ditugaskan kepada mereka.

Agen

Agen memiliki akses ke laporan, arsip, dan pengaturan grup yang ditugaskan kepada mereka. Mereka dapat menerima obrolan dan memeriksa data bagian lalu lintas dari grup yang ditugaskan kepada mereka. Baik agen maupun admin dapat melihat semua grup dan agen lain yang terdaftar di akun LiveChat Anda. Hal ini membuat kolaborasi antar departemen menjadi cepat dan sederhana!