Membuat Slot Rapat yang Dapat Dipesan Menggunakan Microsoft Bookings dengan Saya

Membuat Slot Rapat yang Dapat Dipesan Menggunakan Microsoft Bookings dengan Saya

Panduan Video

Panduan tertulis dapat ditemukan di bawah.

Panduan Tertulis

Anda mungkin ingin mempertimbangkan menggunakan Microsoft Bookings dengan Saya untuk mengatur pertemuan dengan tutee Anda. Dengan menggunakan Microsoft Bookings dengan Saya untuk mengatur pertemuan, Anda dapat membagikan tautan ke waktu pertemuan yang tersedia kepada tutee Anda, sehingga mereka dapat memilih waktu/hari yang sesuai (hingga 90 hari sebelumnya) dalam batasan kalender yang telah Anda tentukan. Kalender Anda tidak akan terblokir sampai tutee memesan waktu pertemuan.

Setelah diatur, Microsoft Bookings dengan Saya terintegrasi secara mulus dengan kalender Outlook Anda. Tutee Anda juga dapat memilih, mengubah, atau membatalkan pemesanan dengan mudah.

Membuat Slot Rapat yang Dapat Dipesan

Buka tautan berikut: office Anda akan melihat pratinjau halaman Microsoft Bookings dengan Saya – yang terbagi menjadi dua bagian: Publik dan Pribadi.

• Setiap pertemuan yang dibuat di bagian Publik dapat dilihat dan dipesan oleh siapa pun yang memiliki tautan ke halaman Bookings dengan Saya Anda.
• Pertemuan yang dibuat di bagian Pribadi hanya terlihat oleh orang yang Anda bagikan tautan pertemuan untuk masing-masing pertemuan.

1. Kita akan membuat tipe pertemuan di bagian Pribadi. Klik ikon + di bagian Pribadi.
2. Ini akan membuka halaman Edit tipe pertemuan. Masukkan:
   • Judul untuk tipe pertemuan Anda – misalnya, Pertemuan APT – Level 1.
   • Deskripsi – misalnya, Ini adalah slot pertemuan online 30 menit yang tersedia untuk tutee APT level 1 saya.
   • Lokasi – defaultnya adalah pertemuan Teams online, jika Anda ingin menawarkan pertemuan tatap muka, masukkan lokasi, dan nonaktifkan toggle pertemuan Teams.
     • Jika Anda mengetik lokasi di kolom lokasi, Anda perlu mengonfirmasi bahwa Anda ingin menggunakan lokasi tersebut dengan memilih teks biru 'Gunakan lokasi ini' yang muncul saat Anda mengetik. Anda harus memilih teks biru agar lokasi tersimpan di kolom lokasi. Jangan lupa untuk menonaktifkan toggle pertemuan Teams.
   • Durasi – defaultnya adalah 30 menit; Anda dapat mengubahnya sesuai kebutuhan.
3. Kustomisasi Jadwal – Anda perlu memeriksa/menentukan jam pertemuan Anda – ini adalah jam di mana tutee dapat memesan waktu dengan Anda (asalkan tidak ada konflik jadwal).

   Ada dua opsi di menu tarik-turun:

   • Gunakan jam pertemuan rutin saya
   • Gunakan jam ketersediaan yang disesuaikan

   Mari kita lihat perbedaan antara keduanya. Kita akan mulai dengan jam ketersediaan yang disesuaikan karena ini yang kami rekomendasikan:

   Gunakan jam ketersediaan yang disesuaikan

   • Jika Anda ingin menawarkan slot pertemuan APT pada hari dan jam tertentu, misalnya Senin pukul 10.00 hingga 12.00 dan Kamis pukul 14.00 hingga 16.00, pilih opsi Gunakan jam ketersediaan yang disesuaikan dan masukkan hari dan jam yang ingin Anda tawarkan.

   Pilih kotak centang Hanya selama rentang tanggal berikut jika Anda ingin menentukan rentang tanggal selama slot pertemuan tersedia. Masukkan tanggal Mulai dan Selesai Anda, misalnya setiap minggu dari awal semester hingga hari terakhir semester 1.

   Kemudian tentukan ketersediaan Anda untuk setiap hari. Misalnya, Senin pukul 09.00 hingga 12.00 dan Kamis pukul 10.00 hingga 12.00 serta pukul 13.00 hingga 15.00 (setiap minggu). Jika Anda ingin hari tertentu tidak dapat dipesan, klik tombol Silang untuk hari yang ingin Anda buat tidak tersedia, sehingga menjadi 'Tidak Dapat Dipesan'.

   Sekarang mari kita lihat opsi lain yang bisa Anda gunakan:

   Gunakan jam pertemuan rutin saya

   • Jika Anda ingin menggunakan jam pertemuan rutin Anda, pilih tautan Lihat jam pertemuan rutin, ini akan membuka Pengaturan Outlook Anda di tab browser baru. Pada tab Tampilan, periksa apakah minggu kerja Anda mencerminkan ketersediaan Anda, dan waktu mulai serta waktu selesai Anda mencerminkan jam kerja Anda.

   Misalnya, jika Anda bekerja paruh waktu, hapus hari-hari di mana Anda tidak bekerja sehingga tutee tidak memesan pertemuan pada hari tersebut. Jika Anda selesai bekerja pada pukul 16.00 (atau lebih memilih tidak memiliki pertemuan di jam terakhir hari itu), atur waktu selesai Anda sesuai. Setelah Anda memeriksa jam pertemuan Anda, tutup jendela Pengaturan dan kembali ke tab browser Bookings dengan Saya.

4. Setelah Anda memilih, memeriksa, dan menentukan opsi Kustomisasi Jadwal Anda, klik Simpan untuk membuat tipe pertemuan. Pada tahap ini, Anda dapat membagikan tautan ke pertemuan Bookings dengan Saya Anda untuk memungkinkan tutee memesan, namun kami sangat menyarankan Anda membaca tips di bawah dan mempertimbangkan beberapa opsi lanjutan.

Tips

Hari Libur Nasional / Hari Tutup Universitas

Microsoft Bookings dengan Saya tidak akan memperhitungkan hari libur nasional atau hari tutup universitas kecuali Anda memasukkannya ke dalam kalender Outlook Anda.

Memindahkan Tipe Pertemuan antara Pribadi dan Publik

Meskipun Anda memiliki opsi untuk memindahkan tipe pertemuan antara bagian Pribadi dan Publik di halaman Bookings dengan Saya Anda - setelah Anda membagikan tautannya dengan orang lain, kami tidak merekomendasikan melakukan ini, karena ini akan memutus tautan. Siapa pun yang telah melakukan pemesanan untuk tipe pertemuan tertentu akan menerima pesan kesalahan jika mereka kemudian mencoba membatalkan atau menjadwal ulang pertemuan mereka melalui tautan Kelola pertemuan.

Jika Anda memindahkan tipe pertemuan setelah membagikan tautan, tutee harus menghubungi Anda secara langsung untuk membatalkan/menjadwal ulang pertemuan mereka. Anda juga perlu menghapus pertemuan mereka dari kalender Outlook Anda secara manual.

Memblokir Hari/Waktu

Dalam pemberitahuan singkat, terkadang lebih cepat untuk memblokir periode di mana Anda tidak ingin menawarkan waktu pertemuan sebagai 'Sibuk' di kalender Outlook Anda daripada mengubah opsi Kustomisasi Jadwal di Microsoft Bookings dengan Saya.

Opsi Lanjutan

Kami merekomendasikan Anda melihat Opsi Lanjutan dan mempertimbangkan apakah ada yang perlu disesuaikan:

1. Klik + Opsi lanjutan untuk mengatur opsi lanjutan Anda.

Tambahkan waktu penyangga sebelum pertemuan

Jika Anda lebih suka memiliki waktu sebelum pertemuan untuk membaca catatan Anda, Anda mungkin merasa menambahkan waktu penyangga membantu. Waktu ini tidak ditambahkan ke kalender tutee Anda.

Tambahkan waktu penyangga setelah pertemuan

Misalnya, Anda mungkin memiliki dua pertemuan berdurasi 30 menit secara berurutan, jika Anda lebih suka istirahat di antaranya, gunakan pengaturan ini untuk menentukan waktu penyangga, misalnya 10 menit. Dalam praktiknya, ini berarti jika satu siswa memesan slot pukul 10.00, siswa berikutnya akan melihat ketersediaan Anda berikutnya pada pukul 10.40.

Batasi waktu mulai

Anda dapat menggunakan pengaturan ini untuk menentukan waktu mulai yang tersedia untuk pertemuan.

Contoh:

• Anda memiliki waktu luang 1 jam antara pukul 09.00 dan 10.00.
• Anda menawarkan pertemuan 30 menit.
  • Dengan interval waktu mulai 30 menit, tutee akan melihat slot tersedia pada pukul 09.00 dan 09.30.
  • Dengan interval waktu mulai 10 menit, tutee akan melihat slot tersedia pada pukul 09.00, 09.10, 09.20, dan 09.30.

Secara default, ini diatur ke interval waktu mulai 30 menit. Anda dapat meninggalkan pengaturan default ini dan meninjau kembali pengaturan ini jika Anda merasa ingin menawarkan waktu mulai yang lebih granular atau ingin memastikan Anda memiliki lebih sedikit waktu senggang di antara pertemuan.

Waktu pimpinan minimum

Anda dapat menentukan seberapa lambat pemberitahuan tutee dapat memesan pertemuan dengan Anda (minimal 1 jam sebelumnya). Secara default ini diatur ke 1 jam - Anda mungkin ingin meningkatkannya menjadi 1 hari untuk memberi Anda pemberitahuan yang cukup tentang pertemuan.

Waktu pimpinan maksimum

Anda dapat menentukan seberapa jauh ke depan tutee dapat memesan pertemuan dengan Anda (maksimal 90 hari ke depan). Secara default ini diatur ke 90 hari ke depan - Anda dapat menyesuaikannya sesuai preferensi Anda.

Klik Simpan setelah Anda memilih opsi Lanjutan Anda - pemesanan Anda sekarang siap untuk dibagikan.

Setelah Anda membuat tipe pertemuan, Anda dapat membagikan tautan dengan tutee Anda yang kemudian dapat memilih waktu/hari yang sesuai bagi mereka.

1. Dari halaman Microsoft Bookings Anda (office), klik tiga titik (elipsis) pada pemesanan pertemuan APT yang telah Anda atur dan ingin tutee dapat pesan.
2. Pilih Salin tautan. Anda kemudian dapat membagikan tautan ini dengan tutee Anda sehingga mereka dapat memesan waktu dengan Anda. Anda juga dapat memilih Salin tautan sekali pakai jika Anda hanya ingin memastikan tutee Anda hanya memesan satu waktu pertemuan.

Jika Anda memilih untuk membuat tipe pertemuan di bagian Publik halaman Bookings dengan Saya Anda, Anda dapat membagikan halaman Bookings Anda dan mengizinkan tutee memilih tipe pertemuan yang relevan dari halaman Bookings Anda.

1. Setelah Anda menyalin tautan yang relevan, Anda dapat membagikannya melalui:
   • Teams
   • Email

Tip - Saat Anda menyalin tautan ke pertemuan yang dibuat di bagian Pribadi, Microsoft Bookings dengan Saya menghasilkan tautan yang mencakup:

• nama Anda
• judul pertemuan
• juga menyertakan tanggal kedaluwarsa tautan

Tanggal kedaluwarsa tautan ini didasarkan pada kebijakan institusi tentang tautan Microsoft. Semua tautan Microsoft yang dibagikan diatur untuk kedaluwarsa 90 hari sejak tautan disalin/dibuat.

Untuk menghindari kebingungan tutee Anda, saat Anda menempelkan tautan ke dalam email/pesan obrolan, hapus kata-kata tentang kedaluwarsa tautan karena tutee Anda mungkin berpikir mereka memiliki waktu hingga saat itu untuk memesan dengan Anda (yang mungkin atau mungkin tidak tergantung pada bagaimana Anda mengatur rentang tanggal Anda).

Apa yang Terjadi Saat Tutee Anda Mengklik Tautan yang Anda Bagikan

Ketika tutee Anda mengklik tautan yang Anda bagikan, mereka kemudian dapat memilih slot pertemuan.

Jika mereka masuk ke Microsoft 365 menggunakan kredensial institusi mereka saat memilih slot pertemuan:

• Microsoft Bookings dengan Saya menunjukkan apakah mereka tersedia pada waktu yang dipilih (dengan merujuk kalender Outlook mereka).
• Nama dan alamat email mereka diisi otomatis pada formulir pemesanan (mereka tidak dapat mengubahnya).
• Setelah mereka memilih slot yang diinginkan, mereka akan menerima undangan email ke kotak masuk Outlook institusi mereka, pada saat itu slot pertemuan akan ditambahkan ke kalender mereka dan kalender Anda - akan muncul sebagai 'Nama Mahasiswa Judul Pertemuan', misalnya Laura Tims Pertemuan APT Level 1.
• Undangan tutee Anda meminta mereka untuk menerima undangan. Jangan khawatir, jika mereka tidak menerima, tetap akan dipesan dan muncul di kalender Outlook Anda dan mereka.

Ada kemungkinan tutee Anda memesan sebagai Tamu (daripada masuk ke akun Microsoft 365 institusi mereka), jika mereka melakukan ini:

• Mereka harus memasukkan nama dan alamat email mereka secara manual ke dalam formulir pemesanan.
• Setelah mereka memilih slot yang diinginkan, mereka akan menerima undangan email ke alamat email yang mereka gunakan dalam formulir pemesanan. Pada saat itu slot pertemuan akan ditambahkan ke kalender mereka dan kalender Anda - akan muncul sebagai 'Nama yang mereka masukkan di formulir pemesanan, Judul Pertemuan', misalnya Laura Thornton Pertemuan APT Level 1. Ini tidak ideal jika mereka tidak menggunakan nama asli mereka - saat Anda membagikan tautan pemesanan dengan mereka, kami merekomendasikan untuk mendorong mereka masuk ke akun Microsoft 365 saat memesan sehingga nama dan alamat email mereka diisi otomatis ke dalam formulir pemesanan.