Prosedur Maintenance Sistem Informasi

Preventif dan Korektif Maintenance Infrastruktur Sistem Informasi

Tujuan & Ruang Lingkup

Tujuan: Memastikan kinerja database tetap optimal dan menangani kasus yang mempengaruhi kinerja.

Ruang Lingkup: Pemeriksaan berkala, penanganan node mati, penambahan resource, dan restart node.

Definisi

Node Database: Titik jaringan atau anggota dalam database terdistribusi yang menyimpan sebagian data.
Resource: Sumber daya komputasi yang dibutuhkan oleh node database (CPU, RAM, Storage).

Tahapan Prosedur

Admin Basis Data memeriksa kinerja database secara berkala.
Admin Basis Data menunggu informasi dari Manajer Proyek Pengembang jika ada case atau event yang mempengaruhi kinerja database.
Jika ada case atau event, Manajer Proyek Pengembang menginfokan ke Admin Basis Data bahwa ada case atau event.
Admin Basis Data memeriksa setiap node database (termasuk write read).
Admin Basis Data memeriksa apakah ada node yang mati.
Jika ada node yang mati, Admin Basis Data memeriksa apakah resourcenya cukup.
Jika cukup, Admin Basis Data melakukan restart node database.
Jika tidak, Admin Basis Data menambahkan resource terlebih dahulu baru melakukan restart node database.
Admin Basis Data menginfokan ke Manajer Proyek Pengembang bahwa node database sudah siap.
Manajer Proyek Pengembang memeriksa node databasenya.

Maintenance Permintaan HPC

Tujuan & Ruang Lingkup

Tujuan: Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua permintaan terkait High Performance Computing (HPC) dari klien diterima, diproses, dan diselesaikan dengan benar serta efisien.

Ruang Lingkup: Prosedur ini mencakup seluruh proses mulai dari penerimaan permintaan dari klien, penerusan permintaan ke Admin Sistem, instalasi paket yang dibutuhkan klien, hingga penyampaian hasil kembali ke klien.

Definisi

HPC (High Performance Computing): Sistem komputasi berkinerja tinggi yang digunakan untuk memproses data yang kompleks dengan cepat.
Admin Sistem: Administrator sistem yang bertanggung jawab atas manajemen dan pemeliharaan sistem HPC.
Dukungan TI: Tim pendukung teknologi informasi yang membantu dalam penerimaan dan pengalihan permintaan terkait HPC.

Tahapan Prosedur

Dukungan TI menerima permintaan dari Klien terkait HPC.
Dukungan TI meneruskan permintaan tersebut ke Admin Sistem.
Admin Sistem melakukan instalasi paket yang dibutuhkan sesuai dengan permintaan Klien.
Admin Sistem menginformasikan hasil instalasi ke Dukungan TI.
Dukungan TI meneruskan informasi hasil instalasi ke Klien.
Klien menerima hasil instalasi.

Maintenance Virtual Machine

Tujuan & Ruang Lingkup

Tujuan: Memastikan layanan Virtual Machine (VM) tetap berjalan normal dengan melakukan identifikasi masalah, pengecekan resource mesin fisik, dan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Ruang Lingkup: Mencakup identifikasi masalah VM, pengecekan resource (disk dan RAM), penambahan kapasitas disk (extend volume), penambahan RAM, serta memastikan service berjalan normal kembali.

Definisi

VM (Virtual Machine): Mesin virtual yang menjalankan sistem operasi dan aplikasi seolah-olah berada di komputer fisik.
Resource Mesin Fisik: Kapasitas fisik server yang digunakan oleh VM (Disk, RAM).
Disk Penuh: Kondisi di mana kapasitas penyimpanan disk VM mencapai batasnya.
RAM Out-of-Memory: Kondisi di mana penggunaan RAM VM mencapai batas kapasitas.
Extend Volume: Proses menambah kapasitas penyimpanan pada VM dari dalam sistem operasi.

Tahapan Prosedur

Admin Sistem mendapati Service VM dalam kondisi mati.
Admin Sistem melakukan identifikasi jenis permasalahan.
Skenario A: Disk Penuh
Tindakan awal: Admin Sistem memeriksa ketersediaan resource pada mesin fisik.
Jika Resource Fisik Cukup:
1. Admin Sistem menambah kapasitas disk VM.
2. Melakukan extend volume di dalam OS VM.
3. Memastikan kapasitas disk bertambah.
4. Memastikan service berjalan normal.
Jika Resource Fisik Tidak Cukup: Admin Sistem melakukan prosedur Maintenance Storage Disk.
Skenario B: RAM Out-of-Memory
Tindakan awal: Admin Sistem memeriksa ketersediaan resource pada mesin fisik.
Jika Resource Fisik Cukup:
1. Admin Sistem mematikan VM.
2. Menambah kapasitas RAM VM.
3. Menghidupkan VM kembali.
4. Memastikan service berjalan normal.
Jika Resource Fisik Tidak Cukup: Admin Sistem melakukan prosedur Maintenance Storage RAM.

Maintenance Storage Disk

Tujuan & Ruang Lingkup

Tujuan: Memastikan setiap masalah terkait disk pada server fisik dapat diidentifikasi dan ditangani dengan tepat waktu dan efektif, guna memastikan ketersediaan dan kinerja optimal dari sistem server.

Ruang Lingkup: Mencakup langkah-langkah yang harus diambil oleh Admin Sistem dalam menangani masalah disk yang rusak atau kekurangan kapasitas pada server fisik, termasuk identifikasi masalah, penanganan disk, dan memastikan sistem kembali berfungsi dengan normal.

Definisi

Admin Sistem: Petugas yang bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan server fisik.
Disk Rusak: Kondisi dimana disk tidak dapat berfungsi dengan baik atau mengalami kerusakan fisik.
Hot Swap: Proses mengganti disk yang rusak dengan disk baru tanpa mematikan server.
Hypervisor: Perangkat lunak yang memungkinkan pembuatan dan manajemen mesin virtual.

Tahapan Prosedur

Admin Sistem menerima notifikasi atau mendeteksi adanya masalah pada disk fisik.
Admin Sistem mengidentifikasi jenis masalah: Disk Rusak atau Kapasitas Penuh.
Skenario A: Penanganan Disk Rusak
Tindakan: Admin Sistem memeriksa dukungan fitur Hot Swap pada server.
Jika Server Mendukung Hot Swap:
1. Admin Sistem mencabut disk yang rusak secara langsung.
2. Memasang disk baru (Hot Swap).
3. Memantau proses rebuilding RAID hingga selesai.
Jika Server Tidak Mendukung Hot Swap:
1. Admin Sistem mematikan server fisik (Shutdown).
2. Melakukan penggantian disk secara manual.
3. Menghidupkan kembali server.
4. Memastikan Hypervisor mendeteksi disk baru dan sistem berjalan normal.
Skenario B: Kekurangan Kapasitas
1. Admin Sistem menambahkan disk fisik baru pada slot yang tersedia.
2. Mengonfigurasi disk baru ke dalam array penyimpanan (RAID/LVM).
3. Melakukan expand datastore pada level Hypervisor.
4. Mengonfirmasi bahwa kapasitas penyimpanan keseluruhan telah bertambah.
Admin Sistem memverifikasi bahwa sistem server dan VM berjalan normal tanpa error.

Maintenance RAM Server Fisik

Tujuan & Ruang Lingkup

Tujuan: Memastikan proses maintenance RAM pada server fisik berjalan dengan efisien dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, mulai dari identifikasi masalah RAM hingga penggantian dan pengecekan kapasitas RAM.

Ruang Lingkup: Mencakup langkah-langkah yang dilakukan oleh Admin Sistem dalam melakukan maintenance RAM pada server fisik, termasuk identifikasi hypervisor, penggantian RAM, dan pengecekan kapasitas RAM.

Definisi

RAM (Random Access Memory): Memori utama yang digunakan oleh server untuk menyimpan data sementara saat server sedang beroperasi.
Hypervisor: Perangkat lunak atau perangkat keras yang membuat dan menjalankan mesin virtual.
HCI (Hyper-Converged Infrastructure): Sistem infrastruktur IT yang menggabungkan penyimpanan, komputasi, dan jaringan ke dalam satu sistem.
VM (Virtual Machine): Mesin virtual yang menjalankan sistem operasi dan aplikasi seperti layaknya komputer fisik.

Tahapan Prosedur

Admin Sistem mengidentifikasi masalah pada RAM (kerusakan hardware) atau kebutuhan upgrade kapasitas.
Persiapan pada Cluster HCI / Hypervisor
1. Admin Sistem mengidentifikasi Hypervisor host target.
2. Melakukan migrasi VM (Live Migration) ke host lain dalam cluster.
3. Mengaktifkan Maintenance Mode pada host tersebut untuk mencegah VM kembali secara otomatis.
Eksekusi Maintenance Fisik
1. Admin Sistem melakukan Shutdown pada server fisik.
2. Membuka chassis server dan mengidentifikasi slot RAM target.
3. Melakukan penggantian modul RAM yang rusak atau menambah modul baru.
4. Menutup chassis dan memastikan semua komponen terpasang rapat.
Admin Sistem menghidupkan kembali server fisik (Power On).
Masuk ke BIOS/UEFI atau antarmuka manajemen (iDRAC/ILO) untuk memverifikasi kapasitas RAM baru telah terdeteksi tanpa error.
Finalisasi & Pemulihan Sistem
1. Admin Sistem menonaktifkan Maintenance Mode pada Hypervisor.
2. Memastikan status node kembali Healthy pada dashboard HCI.
3. Melakukan pengecekan kapasitas total pada cluster.

Maintenance Shared Hosting (Plesk)

Tujuan & Ruang Lingkup

Tujuan: Prosedur kerja ini bertujuan untuk menangani keluhan klien terkait layanan Plesk pada shared hosting dan memastikan bahwa setiap masalah yang muncul dapat diidentifikasi dan diselesaikan dengan efektif dan efisien oleh tim Dukungan TI dan Admin Sistem.

Ruang Lingkup: Prosedur ini mencakup langkah-langkah yang dilakukan oleh tim Dukungan TI dan Admin Sistem dalam menangani keluhan klien terkait Plesk, termasuk identifikasi masalah, penanganan berbagai jenis masalah (disk rusak atau kurang, miskonfigurasi load balancer/proxy, serangan DDoS), serta koordinasi dengan tim SOC jika diperlukan.

Definisi

Plesk: Panel kontrol untuk hosting web yang memudahkan pengelolaan server dan situs web.
Dukungan TI: Tim yang bertanggung jawab menerima dan meneruskan keluhan klien.
Admin Sistem: Tim yang bertanggung jawab untuk melakukan identifikasi dan penanganan teknis masalah yang muncul.
SOC (Security Operations Center): Tim yang menangani keamanan dan insiden terkait keamanan.

Tahapan Prosedur

Dukungan TI menerima keluhan dari klien terkait layanan Plesk.
Dukungan TI meneruskan tiket keluhan ke Admin Sistem.
Admin Sistem melakukan identifikasi awal penyebab masalah.
Penanganan Berdasarkan Jenis Masalah
- Masalah Resource (Disk Penuh/Rusak):
  1. Melakukan pengecekan penggunaan disk pada server Plesk.
  2. Membersihkan file log/sampah atau menambah kapasitas disk (Lihat prosedur Maintenance Storage).
- Masalah Konfigurasi (Load Balancer/Proxy):
  1. Memeriksa pengaturan reverse proxy (Nginx/Apache).
  2. Memperbaiki kesalahan konfigurasi pada Load Balancer.
  3. Merestart service web server jika diperlukan.
- Masalah Keamanan (DDoS/Serangan Siber):
  1. Admin Sistem mengeskalasi insiden ke tim SOC.
  2. Tim SOC melakukan mitigasi (IP Filtering, Rate Limiting, atau Blocking).
  3. Memantau trafik hingga kembali normal.
Admin Sistem memverifikasi layanan kembali normal dan menginfokan ke Dukungan TI.
Dukungan TI mengonfirmasi penyelesaian masalah kepada klien.

Maintenance Switch

Tujuan & Ruang Lingkup

Tujuan:

Memastikan perangkat switch dalam kondisi fisik yang baik dan bersih.
Memastikan kondisi perkabelan switch rapi dan berfungsi dengan baik.
Mengidentifikasi kebutuhan maintenance yang memerlukan downtime untuk perbaikan atau perapian kabel.
Memperbarui dokumentasi terkait kondisi switch secara berkala.
Meminimalkan risiko gangguan operasional akibat kondisi switch yang buruk.

Ruang Lingkup:

Koordinasi awal dengan PIC gedung untuk akses dan informasi.
Pengecekan fisik switch (kebersihan, indikator, dll.).
Pengecekan kondisi perkabelan switch (kerapian, kerusakan).
Pengambilan keputusan apakah diperlukan penjadwalan maintenance dengan downtime atau hanya update dokumentasi.
Pelaksanaan update dokumentasi.
Proses ini tidak mencakup detail pelaksanaan maintenance yang membutuhkan downtime, hanya penjadwalannya.

Deskripsi

Proses bisnis Maintenance Switch adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh Insinyur Lapangan untuk memastikan perangkat switch beroperasi secara optimal, aman, dan terdokumentasi dengan baik. Proses ini mencakup pengecekan fisik, kondisi perkabelan, serta penentuan tindakan selanjutnya berdasarkan hasil pengecekan.

Tahapan Prosedur

Insinyur Lapangan mendatangi lokasi switch dan berkoordinasi dengan PIC gedung untuk mendapatkan akses dan informasi yang diperlukan.
Insinyur Lapangan melakukan pengecekan fisik switch, termasuk kebersihannya.
Insinyur Lapangan melakukan pengecekan kondisi perkabelan switch.
Pengambilan Keputusan (Kondisi Perkabelan)
Tindakan selanjutnya ditentukan berdasarkan kerapian kabel.
Jika Kabel Tidak Rapi:
1. Insinyur Lapangan mencatat kebutuhan perbaikan.
2. Menjadwalkan Maintenance Switch dengan Downtime untuk perapian kabel.
Jika Kabel Rapi:
1. Insinyur Lapangan memastikan tidak ada isu lain.
2. Melakukan Update Dokumentasi kondisi switch saat ini.

Backup Database

Tujuan & Ruang Lingkup

Tujuan: Prosedur kerja ini bertujuan untuk melakukan backup database secara berkala dan terstruktur agar data tetap aman dan dapat dipulihkan dengan mudah jika terjadi kesalahan atau kehilangan data.

Ruang Lingkup: Prosedur ini mencakup langkah-langkah untuk melakukan backup database, baik untuk database standalone maupun cluster, menggunakan TrueNAS sebagai media penyimpanan.

Definisi

NFS (Network File System): Sebuah protokol sistem berkas terdistribusi yang memungkinkan akses data melalui jaringan.
TrueNAS: Sistem operasi open-source berbasis FreeBSD yang dirancang untuk Network Attached Storage (NAS).
Snapshot: Salinan data pada titik waktu tertentu untuk mengembalikan kondisi data sebelumnya.
Cron Job: Penjadwal tugas otomatis untuk menjalankan perintah pada waktu tertentu.
Database Standalone: Database yang berjalan pada satu server tunggal.
Database Cluster: Sekumpulan server database yang saling terhubung untuk kinerja dan ketersediaan tinggi.

Tahapan Prosedur

Persiapan Berdasarkan Tipe Database
Admin Basis Data menentukan jenis database sebelum instalasi NFS.
Jika Database Standalone:
1. Admin Basis Data langsung melakukan instalasi package NFS pada server database tersebut.
Jika Database Cluster:
1. Admin Basis Data memilih salah satu node database dalam cluster sebagai sumber data backup.
2. Admin Basis Data melakukan instalasi package NFS pada server database yang terpilih tersebut.
Admin Basis Data membuat Cron Job pada TrueNAS untuk menjadwalkan proses backup secara otomatis.
Admin Basis Data membuat Snapshot database di TrueNAS sebelum proses backup dimulai (sebagai restore point).
Admin Basis Data menjalankan Cron Job secara manual untuk memulai proses backup pertama kali (inisiasi).
Admin Basis Data melakukan verifikasi untuk memastikan data backup telah berhasil tersimpan dan valid di TrueNAS.

Backup Data DC & DRC

Tujuan & Ruang Lingkup

Tujuan: Mendefinisikan langkah-langkah dalam melakukan backup data menggunakan TrueNAS untuk memastikan keamanan dan ketersediaan data yang tersimpan di Data Center (DC) dan Disaster Recovery Center (DRC).

Ruang Lingkup: Mencakup proses instalasi, konfigurasi, dan eksekusi backup data menggunakan TrueNAS di lingkungan DC dan DRC.

Definisi

TrueNAS: Sistem operasi open-source berbasis FreeBSD untuk Network Attached Storage (NAS).
DC (Data Center): Fasilitas fisik utama penyimpanan dan pengelolaan data.
DRC (Disaster Recovery Center): Lokasi alternatif untuk mengambil alih operasi jika terjadi bencana.
NFS (Network File System): Protokol jaringan untuk akses file jarak jauh.
SSH (Secure Shell): Protokol akses jarak jauh yang aman.
Snapshot: Salinan virtual sistem file pada waktu tertentu (restore point).

Tahapan Prosedur

Admin Sistem menginstal TrueNAS di Data Center (DC) dan Disaster Recovery Center (DRC).
Admin Sistem membuat pool penyimpanan sesuai kebutuhan.
Admin Sistem mengaktifkan service NFS dan SSH.
Admin Sistem membuat sharing NFS sesuai kebutuhan akses.
Admin Sistem membuat Cron Job untuk penjadwalan tugas otomatis.
Admin Sistem menginstal paket nfs-common di VM yang akan dibackup.
Admin Sistem mendaftarkan TrueNAS ke VM target backup.
Admin Sistem melakukan akses remote dari TrueNAS ke VM menggunakan SSH.
Admin Sistem melakukan uji coba (test running) Cron Job.
Admin Sistem memastikan Cron Job berjalan lancar tanpa error.
Admin Sistem mengatur jadwal Snapshot (Hourly, Daily, Weekly).
Admin Sistem membuat Replication Task dari TrueNAS DC ke TrueNAS DRC.
Admin Sistem memastikan pool di DRC dalam kondisi Read-Only (untuk integritas data backup).

Troubleshooting Kafka

Tujuan & Ruang Lingkup

Tujuan: Memberikan panduan langkah-langkah troubleshooting Kafka di lingkungan sistem informasi untuk memastikan bahwa sistem berjalan dengan optimal dan masalah yang muncul dapat diatasi dengan cepat dan efisien.

Ruang Lingkup: Mencakup langkah-langkah yang harus diambil oleh tim Pengembang dan Admin Basis Data saat menghadapi masalah pada sistem Kafka, termasuk pengecekan kondisi, penanganan kesalahan, dan penambahan resource jika diperlukan.

Definisi

Kafka: Platform streaming data yang digunakan untuk membangun data pipelines dan aplikasi streaming real-time.
Rancher: Platform untuk mengelola kontainer Docker.
Admin Basis Data: Administrator basis data yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan database.
Komponen Kafka: Mencakup Zookeeper, Broker, Kafka Connect, dan Schema Registry yang berperan penting dalam pengelolaan data.

Tahapan Prosedur

Tim Pengembang memeriksa kondisi Kafka apakah berjalan normal atau tidak.
Investigasi Awal Tim Pengembang
1. Jika kondisi tidak normal, periksa log di Kafka Connector.
2. Jika log menunjukkan kesalahan yang bisa diperbaiki, lakukan Restart Kafka Connector.
3. Jika masalah belum teratasi, periksa log pada query yang bersangkutan di Rancher.
4. Jika terdapat error pada query, segera perbaiki query tersebut.
Jika query tidak memiliki error atau masalah masih berlanjut, Tim Pengembang melaporkan ke Admin Basis Data.
Penanganan Lanjutan oleh Admin Basis Data
1. Admin Basis Data memeriksa resource dan log server Kafka.
2. Pengecekan Resource: Jika resource tidak mencukupi, Admin Basis Data menambahkan resource pada Kafka Server.
3. Restart Komponen (Jika Diperlukan): Admin Basis Data melakukan restart pada komponen berikut secara berurutan:
  1. Zookeeper
  2. Broker
  3. Kafka Connect
  4. Kafka Rest
  5. Schema Registry
  6. Web Kafka Connect
  7. Web Kafka Topic
  8. Web Schema Registry
Setelah proses troubleshooting selesai, Admin Basis Data mengirimkan hasilnya kembali ke Tim Pengembang.
Tim Pengembang memeriksa dan memverifikasi hasil troubleshooting.
Proses troubleshooting dianggap selesai setelah hasil pemeriksaan dinyatakan Baik oleh Tim Pengembang.