Permintaan Ruang Acara ICA26

Permintaan Ruang Acara untuk Konferensi Tahunan ICA ke-76

ICA menyediakan semua ruang pertemuan di pusat konferensi dan hotel selama konferensi; oleh karena itu, akses untuk mengadakan pertemuan dalam bentuk apa pun harus mendapat persetujuan dari ICA (staf hotel tidak akan bekerja sama dengan Anda sampai mendapat izin dari staf ICA). Jika Anda adalah pihak luar (anggota asosiasi terafiliasi, universitas, anggota ICA, atau mitra korporat) yang ingin menyelenggarakan acara selama Konferensi Tahunan ICA ke-76 di Cape Town, silakan mengisi formulir berikut. Baik untuk rapat sarapan, rapat makan siang, resepsi, atau hanya membutuhkan ruang tenang untuk rapat kecil, ruang terbatas dan akan diberikan berdasarkan urutan pertama datang. Kapan pun Anda mengirimkan formulir, Anda tidak akan dihubungi dengan penugasan ruang sampai program dipublikasikan pada bulan Februari (kami harus memastikan semua sesi memiliki tempat sebelum menetapkan acara ekstrakurikuler).

• Tidak ada biaya untuk ruang itu sendiri bagi universitas, jurnal, atau anggota ICA. Jika permintaan datang dari anggota ICA, anggota tersebut harus mengirimkan formulir dan menjadi kontak utama (misalnya, perusahaan tidak boleh sekadar menyebut nama anggota untuk dianggap sebagai acara anggota).
• Sesi Sorotan Korporat dapat diselenggarakan oleh mitra korporat dengan biaya US$1.000 per slot waktu 75 menit (Anda akan dihubungi oleh manajer senior layanan konferensi untuk memproses pembayaran sebelum ruang ditetapkan). Anda juga harus menjadi ekshibitor yang sudah ada untuk memenuhi syarat memesan Sesi Sorotan Korporat. Sesi Sorotan Korporat mencakup setiap pertemuan yang diadakan oleh ekshibitor/sponsor non-universitas, termasuk rapat penjualan, demo produk, dan resepsi.

Kami akan berusaha semaksimal mungkin untuk mengakomodasi semua permintaan, tetapi ruang tidak dijamin. Pertemuan tahun ini akan berlangsung dari hari Kamis (pra-konferensi, pleno pembukaan, dan resepsi pembukaan) hingga Senin sore; dari Jumat hingga Senin, konferensi utama berlangsung pukul 09.00–17.45. Tidak ada istirahat makan siang resmi; peserta mengambil istirahat secara bergiliran.

Setelah Anda mendapatkan ruang pada bulan Februari, staf ICA akan menghubungi Anda pada bulan Maret untuk memperkenalkan Anda kepada staf katering hotel (jika berlaku) yang akan bekerja sama dengan Anda dalam opsi katering, mulai dari kopi dan kue kering hingga makan siang kotak, makan malam panas dengan piring, dan hors-d'œuvres, tergantung preferensi Anda. Ruang ini biasanya tidak dilengkapi peralatan audiovisual, tetapi peralatan tersebut dapat ditambahkan dengan biaya tambahan.

Saat mengklik kirim, permintaan Anda akan dikirim ke ICA. Permintaan ruang acara tidak diproses hingga pertengahan hingga akhir Januari, karena finalisasi ruang untuk sesi menjadi prioritas utama di atas acara satelit. Anda dipersilakan mengirimkan formulir ini lebih awal, tetapi jangan mengharapkan balasan dengan penugasan ruang sampai program dipublikasikan pada pertengahan Februari. Jika Anda mengirimkan formulir setelah 1 Februari, harap berikan waktu setidaknya sepuluh hari kerja sejak pengiriman untuk menerima tanggapan.

Hari terakhir untuk meminta ruang adalah Senin, 18 Mei pukul 12.00 siang waktu markas ICA (EDT).

Informasi Formulir Permintaan

Formulir permintaan mencakup bidang berikut: jenis acara, nama acara, nama penyelenggara, jenis sponsor, email kontak, tanggal yang diminta, waktu, durasi, perkiraan jumlah peserta, audiens, kebutuhan audiovisual, tata letak ruang, deskripsi 75 kata, acara hanya undangan, catatan untuk admin, dan apakah acara harus dicantumkan secara publik dalam program.